Publicação: 01/04/2024 | Por: Editorial Vertile | E-mail: contato@vertile.com.br
Não importa quantos “S”, o importante é a prática!!!
Em nossas atividades, pessoais ou profissionais, encontramos situações simples que, se consideradas, podem ter impactos significativos e promover mudanças valiosas.
Para mudar, não são necessários grandes investimentos financeiros; muitas vezes, o segredo está na abordagem.
Muitos de nós esperam por uma revolução para alterar nossa rotina, mas, como disse George Bernard Shaw,
“É impossível haver progresso sem mudança e quem não consegue mudar
a si mesmo não muda coisa alguma”.
Então, do que se trata “5s”, “8s” e “10s”?
Tudo começou no pós-Segunda Guerra, na década de 1950. Com o sucesso obtido pelo Japão através desta prática, outros países começaram a adotá-la, buscando também alcançar sucesso. No entanto, não é para todos; é para poucos. É importante considerar que, embora a metodologia seja simples, ela é desafiadora. Por quê? A resposta é simples. Depende do ser humano, da vontade de fazer acontecer!
Os 5S são uma metodologia de gestão japonesa que visa promover a organização e a disciplina no local de trabalho. Os 5S baseiam-se em cinco princípios fundamentais:
- Seiri (Utilização): Consiste em separar os itens essenciais dos não essenciais, eliminando o que não é necessário e mantendo apenas o que é útil e relevante.
- Seiton (Ordenação): Refere-se à organização e ao arranjo dos itens essenciais de forma sistemática e eficiente, para facilitar o acesso e o uso adequado.
- Seiso (Limpeza): Envolve a limpeza e a manutenção regular do ambiente de trabalho, garantindo a higiene, a segurança e a qualidade do espaço.
- Seiketsu (Padronização): Consiste em estabelecer padrões e procedimentos para manter os três primeiros princípios (classificação, ordenação e limpeza) de forma consistente e contínua.
- Shitsuke (Disciplina): Refere-se à adoção dos 5s como uma prática diária e constante, incorporando-os à cultura organizacional e incentivando todos os colaboradores a segui-los.
Ao longo das décadas, pesquisadores e estudiosos adicionaram outros “S” ao modelo original, expandindo-o para “8S” e até “10S”. A evolução incluiu:
6ºS Shikari Yaro (Senso de Determinação e União),
7ºS Shido (Senso de Treinamento),
8ºS Setsuyaku (Senso de Economia e Combate ao Desperdício).
Mais tarde, foi adicionado o Shisei Rinri (Senso de Ética e Moral), formando o 9º S. À medida que a sociedade evolui, novos sensos podem ser propostos, como o 10º S: Sekinin Shakai (Senso de Responsabilidade Social).
Entendendo e aplicando os 5S
A seguir, uma descrição dos cinco princípios da metodologia 5S:
1 Seiri: Senso de utilização
O propósito do Seiri é remover tudo que é desnecessário no local de trabalho, incluindo materiais, equipamentos e documentos. Para isso, deve-se avaliar cada item com as seguintes perguntas: É necessário? É usado frequentemente? Está bem conservado? Itens que não cumprirem esses critérios devem ser descartados ou transferidos para outro lugar.
2 Seiton: Senso de organização
O propósito do Seiton é estruturar os itens necessários no local de trabalho, incluindo materiais, equipamentos e documentos. É essencial designar um lugar específico para cada item e assegurar sua correta alocação. Para organizar o espaço de trabalho, considere:
Desenvolver um sistema de identificação para cada elemento.
Empregar etiquetas para marcar os locais de armazenamento.
Organizar os itens conforme o tipo, finalidade ou frequência de uso.
3 Seiso: Senso de limpeza
O propósito do Seiso é assegurar que o local de trabalho permaneça limpo e arrumado. Isso envolve a limpeza de chão, paredes, equipamentos e ferramentas. Para preservar a ordem e a higiene no ambiente de trabalho, é crucial estabelecer um programa de limpeza e incluir todos os funcionários nessa iniciativa.
4 Seiketsu: Senso de padronização
O propósito do Seiketsu é estabelecer um padrão para as atividades de limpeza e organização. Isso envolve a definição de procedimentos e normas para assegurar que o local de trabalho se mantenha arrumado e em ordem. Para estabelecer um padrão nas atividades de limpeza e organização,
é crucial definir:
Procedimentos para a execução da limpeza e organização.
Normas para manter o ambiente de trabalho limpo e organizado.
Métodos para verificar a aderência aos procedimentos e normas estabelecidos.
5 Shitsuke: Senso de disciplina
O Shitsuke tem como objetivo transformar a organização e a limpeza em hábitos. Isso envolve educar os colaboradores sobre a relevância da metodologia 5S e promover a participação de todos no processo.
Para estabelecer a organização e a limpeza como hábitos, é crucial:
Conduzir treinamentos para sensibilizar os colaboradores quanto à importância da metodologia 5S.
Estimular a participação de todos no processo de organização e limpeza.
Premiar os colaboradores que se destacam na manutenção de um ambiente de trabalho limpo e organizado.
Passo a paso para implementar o “5S”?
Com tanta tecnologia, inovação e conhecimento disponíveis, por que optar por uma metodologia tão simples? Justamente por essa razão. Problemas simples pedem soluções simples, não concorda?
Passo 1-Comprometimento da Alta Direção
Para iniciar o 5S ou qualquer outro projeto de melhoria na organização, é crucial a participação e o compromisso da alta direção. Eles devem liderar as atividades, mostrando o engajamento oficial da empresa no programa. Com a aprovação da alta direção, deve-se fazer uma divulgação ampla para mostrar o suporte da empresa às atividades do 5S. A liderança precisa destacar a importância do 5S para o sucesso das demais atividades da empresa.
Compreende-se que a participação confere credibilidade ao processo; portanto, é essencial que todos os colaboradores reconheçam a importância deste projeto para a empresa. Recursos serão providenciados conforme necessário, incluindo verba para material didático, liberação de funcionários para participarem de palestras e tempo dos gerentes para a análise de projetos de melhoria.
Passo 2 – Criação da Equipe/Time do 5S (chamamos de Facilitadores)
A criação de um time de suporte ao projeto, denominado Equipe 5S, será encarregada de executar todas as ações essenciais para a implementação do programa. É benéfico que os integrantes da equipe sejam de diferentes áreas da empresa, para melhor representar as necessidades de cada departamento e também para facilitar a integração entre eles. A equipe deve ser liderada por um Gestor cuja função primordial é incentivar as atividades do 5S em toda a organização. Os membros devem possuir habilidades organizacionais, bom relacionamento interpessoal, comunicação eficaz e o desejo de contribuir para o time, demonstrando como o trabalho em equipe funciona e quais são seus benefícios, além de operacionalizar as ações de implementação..
Passo 3 – O diagnóstico
O diagnóstico é uma auditoria informal realizada pela equipe do 5S, que deve registrar como a empresa está em relação ao acúmulo de materiais desnecessários para a execução das tarefas, bem como a organização e limpeza dos setores antes de começar a implementação do 5S. Esses registros são feitos através de fotos e vídeos da situação presente, especialmente dos locais críticos. Tais registros serão usados na etapa de divulgação e, mais tarde, para comparar a situação inicial com a alcançada após a implementação do 5S, avaliando os resultados e progressos obtidos.
Passo 4 – Disseminação dos conceitos do 5S
O 5S é, fundamentalmente, um processo educativo. É essencial que os colaboradores sejam treinados em seus princípios e aplicação. Tais princípios são aprendidos através de cursos e literatura especializada. Palestras sobre o tema podem ser conduzidas pelos integrantes da equipe do 5S, que devem receber formação adequada por meio de cursos específicos ou consultores externos. O treinamento nos conceitos do 5S deve ser claro e ilustrado com exemplos práticos, como visitas a empresas que já implementaram o sistema. A criação de material didático para distribuição durante as palestras é uma prática comum. Muitas empresas elaboram seus próprios manuais, usando situações do cotidiano organizacional para exemplificar e facilitar o entendimento dos conceitos a serem ensinados.
Passo 5 – Preparativos para o Dia da Limpeza
O planejamento do Dia da Limpeza deve incluir a programação antecipada das atividades, infraestrutura e eventos, além da divulgação eficaz para criar expectativa. É crucial agendar esse dia com a alta direção, pois as atividades rotineiras serão interrompidas, escolhendo uma data que não cause transtornos à empresa, empregados, fornecedores e clientes.
Os procedimentos de descarte devem ser elaborados e comunicados, incluindo a confecção de etiquetas com descrição e identificação do item, seu estado de conservação (utilizável, necessitando reparos ou inutilizável) e destino (almoxarifado, manutenção, troca, venda, lixo ou sucata). Recomenda-se criar uma ou mais áreas de descarte para os itens.
Também é importante prever o volume de material a ser descartado. Deve-se ter atenção, pois é comum que o espaço físico destinado aos itens seja insuficiente, especialmente em fábricas e departamentos de produção e manutenção. Portanto, é prudente ser generoso ao delimitar essas áreas.
Quais os benefícios da metodologia “5S”?
1.Eficiência – ganho de qualidade e produtividade
Trabalhar em um local organizado e limpo, onde seja fácil encontrar as coisas, pois elas se encontram onde deveriam estar, é natural que tudo de desenvolva de maneira fluida.
2.Segurança
Os cuidados com segurança são fundamentais, então se tudo está esxecutado conforme planjeado, os riscos também são minimizados, reduzindo incidenrtes. A prevenção é tudo em gestão!
3. Melhoria
A percepção dos clientes e os resultados serão elevados a outro nível.
4.Mudança comportamental
Quando se promove Programa 5S verdadeiramente, os resultados fazem com que a cultura organizacional mude, em decorrência da mudança comportamental das pessoas, é um ciclo virtuoso; pois é a essência da metodologia: mudar atitudes e comportamentos.
Conclusão
Refletir sobre este tema é essencial! Expanda seus horizontes, esteja aberto a novas possibilidades. Não se trata apenas de tecnologia ou inovação; existe um vasto campo a ser descoberto, talvez até mesmo no seu ambiente de trabalho. Uma chance para melhorar, para aumentar a produtividade; para diminuir as perdas nos processos, para elevar o engajamento do time. E tudo isso pode começar com apenas cinco palavras em ação!
É claro que é possível ir além, mas isso depende de quão preparado você está para mudar. Inicie com um “S”, e esse será o seu primeiro passo rumo ao SUCESSO!
