A Metodologia é um guia, não é a solução do problema, para mudar uma situação é preciso movimento, e para isso é preciso ação. Conheça o MASP e descubra como.
Do que se trata a Metodologia de Análise e Solução de Problemas (MASP)?
O MASP trata-se de uma metodologia de Análise e Solução de Problemas, de um modelo estruturado de analisar e solucionar problemas, oriundo do movimento da Qualidade Total no Japão. Utilizado como ferramenta e agrega outras ferramentas da Qualidade, desdobrando o método gerencial Ciclo PDCA (Plan/Planejamento), D (Do/Execução), C (Check/Verificação) e A (Action/Ação).
Ele possibilita criar, aprender e compartilhar conhecimento, buscando por resultados melhores, ou seja, a melhoria contínua, com a contribuição de todos os níveis organizacionais.
O MASP possui etapas específicas: identificação do problema, observação, análise, plano de ação, ação, verificação, padronização e conclusão.
Mais antes, é preciso entender o que é um problema e depois evoluir para sua solução.
O que é um problema?
Vejamos algumas definições de acordo com o Dicionário Michaelis.uol.com.br para problema:
- Tema, em qualquer área do conhecimento, cuja solução ou resposta requer considerável pesquisa, estudo e reflexão.
- Questão levantada para inquirição, consideração, discussão, decisão ou solução.
- Dificuldade ou obstáculo que requer grande esforço para ser solucionado ou vencido.
- Situação conflitante.
- Pessoa, coisa ou situação que causa incômodo ou preocupação.
- Toda questão em que se procura calcular uma ou várias quantidades desconhecidas, denominadas incógnitas, ligadas mediante relações a outras conhecidas, chamadas dados.
Como um problema é definido no MASP?
Para a Metodologia de Análise e Solução de Problemas – MASP, problema é definido como sendo um sintoma; ou seja, o resultado obtido que não esteja planejado, melhor ainda, é o inesperado acontecendo em um processo ou atividade de uma empresa, mas pode ser na sua vida também; já que todos temos algum tipo de problema que nos impede de atingir um objetivo.
Desafios organizacionais para solução de problemas
Rotineiramente, as organizações enfrentam desafios para solucionar problemas, seja pequeno ou de grande magnitude; e precisam de métodos para agir de modo estruturado e rápido, pois o tempo que se leva para buscar uma solução; determinará o prejuízo, as perdas e todos os impactos que podem gerar para imagem de um negócio.
Dentre muitos desafios estão a manutenção dos resultados, a melhoria e a retroalimentação do ciclo continuamente; pois não basta melhorar, é preciso manter e buscar novos desafios.
Para que isso seja possível é importante que todos os níveis da organização estejam engajados, e isso somente será possível se houver liderança, caso contrário, será um fracasso.
Ainda, é vital que o nível operacional, quem faz o trabalho no dia a dia; saiba do que se trata o MASP e qual é o seu papel para que se alcance melhores resultados, é preciso ser rígido com o processo e não com as pessoas.
As 8 etapas do MASP
O método MASP contempla oito etapas, que serão descritas a seguir.
1) Identificação do problema
A primeira etapa consiste em identificar o problema e elaborar o escopo do projeto. Para isso, poderá ser utilizado um histórico de acontecimentos, entendendo seus riscos e perdas, bem como as oportunidades de melhoria para corrigir, prevenir ou mesmo melhorar o desempenho.
Para cada problema-oportunidade identificado, deve-se produzir um projeto independente para a aplicação da metodologia MASP. Cada projeto de melhoria poderá conter informações como: profissionais e áreas envolvidas; o fluxograma do processo; indicadores-chave, prazos para entrega e a definição da meta (melhoria) que deverá ser alcançada.
2) Observação
A coleta de dados é a ação mais importante desta etapa. Após a identificação do problema (ou problemas), os responsáveis pela execução da metodologia devem buscar o máximo de informações sobre ele. Isso inclui a observação do problema sob diversos pontos de vista (variando o local de ocorrência do problema, o indivíduo ou equipe e até a periodicidade).
3) Análise
Depois de coletados e validados os dados, é indicado realizar a análise com o uso de outras ferramentas científicas como: Diagrama de Pareto, Diagrama de Dispersão, Histograma e outras.
Em seguida, são levantadas as hipóteses para entender o problema. Enquanto na fase anterior o problema era analisado, agora, as causas provenientes serão avaliadas. Para isso, podem ser utilizadas técnicas como: FMEA, brainstorming, Diagrama de Ishikawa, 5 Porquês…
4) Plano de ação
Nesta fase é desenvolvido o plano de ação – a estratégia a ser seguida – para eliminar as causas fundamentais do problema. O documento (plano de ação) a ser elaborado deve conter as soluções, metas a serem atingidas e quais são os índices de controle. Para isso, podem ser utilizadas ferramentas de qualidade como: brainstorming, FMEA, Diagrama de Pareto, Matriz de Custos e outras.
5) Ação
É hora de colocar em prática o plano de ação. O primeiro passo é envolver as pessoas que irão executá-lo, por meio de uma comunicação formal. Em seguida, deve-se capacitar os executores responsáveis por cada tarefa proposta e garantir que seguirão conforme o planejado. Por último, deve-se acompanhar as ações em execução para verificar se foram realizadas de forma correta.
6) Verificação de resultados
Para a etapa de avaliação da aplicação do plano de ação será preciso comparar o resultado alcançado com o esperado pelas soluções implementadas, verificando quantitativa e qualitativamente a eficácia das ações e seu impacto nos resultados.
Isso quer dizer que devem ser comparados o antes e o depois da aplicação do plano, além de listados os efeitos positivos e negativos. Caso alguma das tarefas do plano de ação não tenha atingido o resultado desejado, será preciso avaliar quais foram os motivos para resolver este impedimento.
7) Padronização
Todas as ações que foram eficazes na etapa anterior devem se tornar novos métodos de trabalho. Para isso, deve ser feita a padronização da solução ou do processo, a fim de registrar as medidas efetivas. A nova sistemática deve ser transmitida para todas as áreas e equipes envolvidas e a sua utilização acompanhada por sistemas de medição.
8) Conclusão
Esta etapa final prevê a revisão do método empregado e o planejamento dos trabalhos futuros aplicando as lições aprendidas. Para isso, será necessária uma última reunião, onde todos os responsáveis na resolução do problema estejam presentes para debater sobre as práticas mais sustentáveis de aplicação da metodologia de resolução de problemas para a melhoria contínua dos processos.
Ferramentas para Análise e Solução de Problemas
Agora vejamos, quais ferramentas você pode adotar para soluções de problemas. São muitas e para te ajudar, conheça-as algumas delas Gestão da Qualidade – Ferramentas e Técnicas para melhoria.
Conclusão
São tantas as ferramentas que podem ser adotadas, que é preciso cautela, não se pode ser escravo de metodologia, desejar seguir a risca cada linha, cada detalhe, e esquecer o que de fato importa “solução do problema”.
Não se preocupe se adotar formas simples de chegar a solução com os recursos disponíveis. As metodologias são norteadoras, indicam o caminho, mas a jornada é de cada um; pois nenhuma organização é igual e métodos são boas práticas que foram testadas em diversas situações e ofereceram bons resultados, são referências.
A mudança pode ser assustadora, e a tentação muitas vezes é resistir a ela. Mas a mudança quase sempre oferece oportunidades – para aprender coisas novas, repensar processos cansados e melhorar a maneira como trabalhamos.
Klaus Schwab
Referências
MICHAELIS.UOL.COM.BR.https://michaelis.uol.com.br/busca?r=0&f=0&t=0&palavra=problema CAMPOS, Vicente Falconi. O verdadeiro Poder – práticas de gestão que conduzem a resultados revolucionários.2. ed. Nova Lima, MG: Editora Falconi, 2013. Mesquita, Ana Clara Rêgo de. Análise da metodologia QCStory utilizada na resolução de problemas de produção / Ana Clara Rêgo de Mesquita. Disponível em: https://attena.ufpe.br/bitstream.
